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FORMAL EMAILS

INTRODUCCIÓN

Se denominan emails formales a quellos que se les escribe a personas que no conocemos o que forma parte de una institución a la que escribimos como por ejemplo el director de una empresa, un club o cualquier tipo de institución. Incluiremos de este tipo de emails a aquellas personas que conozcamos o no, tengan una relación formal o laboral con nosotros. No escribiremos este tipo de email cuando escribamos a amigos y familiares en situaciones informales.

Un email formal debe tener un lenguaje formal, pero también una estructura determinada. Todas las características del lenguaje formal se han estudiado en el apartartado correspondiente.

ESTRUCTURA

La manera más común de empezar un email formal es mediante el empleo de las estructuras:

  • Dear Sir or Madam,
  • Dear Sir / Madam,
  • Dear Mr Smith, (si conocemos el apellido de la persona a quien escribimos)
  • Dear Mrs Smith, (si conocemos el apellido de la persona a quien escribimos)
  • To whom it may concern,
  • Dear (Editor),

Debemos prestar mucha atención en el enunciado del ejercicio si nos dan el apellido de la persona a la que estamos escribiendo. Dependiendo de si lo sabemos o no debemos elegir uno u otro tipo de frase de apertura y de cierre del email.

“Esto es muy importante, ya que tanto la apertura como el cierre del email depende de si sabemos el apellido de la persona a la que estamos escribiendo.”

Los emails formales van directos al grano. Al no conocer a la persona a la que escribimos, no debemos meternos en frases personales. Directamente escribimos (tras la apertura) el motivo de nuestro email. Para hacer esto podemos utilizar alguna de las siguientes estructuras:

  • I am writing to express my dissatisfaction with…
  • I feel compelled to write to you in order to describe the…
  • I am contacting you regarding…

Hay muchas expresiones formales que nos pueden ser útiles para emplear en el cuerpo del email para cumplir con las distintas cosas que se nos piden. Por ejemplo.

Enumerando los distintos asuntos/temas en el cuerpo:

  • First of all…
  • Another point is… 
  • Finally,…
  • On top of that…
  • Moreover,… / additionally,… / furthermore,…
  • Not only (+ inversión) but… (Gramática avanzada de nivel C1)

Ejemplos para expresar nuestros sentimientos:

  • While I understand that you have limited financial resources, the changes that you have introduced are, I feel, unwarranted. (Expresando lo que sentimos ante un cambio que no nos gusta en un servicio)
  • I am unhappy about the inconvenience this situation is causing us. I really believe that this issue will cause some members to drop out.

Expresiones de queja:

  • The (service / food / etc) was not up to the expected standard.
  • The (service) failed to live up to my expectations.
  • I was left bitterly disappointed by (the proposed changes)
  • The quality of the (service) has been whoefully inadequate.

Solicitando que se tomen cartas en el asunto:

  • It seems only fair that you should (offer a full refund).
  • I would appretiate it if you…
  • I would be grateful if you…
  • I was wondering if you would be so kind as to (give me some information on)…

Haciendo recomendaciones:

  • I strongly recommend that your organisation…
  • It would be advisable to…
  • I suggest re-evaluating your procedures regarding…
  • In the interests of offering a fair service to your customers, might I suggest that you…?

Ofreciendo soluciones:

  • You might like to hear about some members’ ideas. For instance, I would suggest an indoor meeting instead.

Para cerrar el email formal debemos hacer dos cosas: Incluir una frase final y segundo, firmar.

1. Frases finales:

Es típico cerrar la carta primero con una frase solicitando una respuesta al tema o asunto expuesto, sobre todo si es una carta de queja o si hemos dado algunas sugerencias y deseamos recibir respuesta con la opinión sobre esas sugerencias.

  • I look forward to receiving your reply
  • I would appreciate a prompt reply to this letter.

2. Por último, para firmar el email debemos recordar lo que indicamos al principio.

“El cierre también depende de si conocemos o no el apellido de la persona a la que escribimos.”

Si SÍ conocemos el apellido de la persona:

  • Yours sincerely,

Si NO conocemos el apellido de la persona:

  • Yours faithfully,

EJEMPLOS

Dear Secretary,

As a keen member of the cooking club, I wish to express my disappointment with the cancellation of the International Food Party.

First of all, not only have I already prepared my contribution, but I have also been looking forward to sharing and tasting foods from other members. I know that many members feel rather let down by the last minute notice we have been given.

It seems only fair that you should try to find an alternative location to host the event. Might I suggest contacting another school and explaining the situation? They may agree to lend us their kitchen in exchange for our members assisting them with their festive preparations at Christmastime.

In the event that it proves impossible to find another location, I would appreciate a full refund of the money I have paid for a ticket.

I look forward to receiving your reply.

Yours faithfully,

Jose Albert

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MARCHANDO UN 10-MINUTE CHALLENGE

¡Guau, guau! woof, woof! Perdona pero a veces por problemas técnicos el email de confirmación se va a la papelera. Por favor, compruébalo... anda... please.